Här samlar jag lite frågor och svar som dykt upp under övergången till Outlook. Ett tips är att använda sökrutan genom att trycka Ctrl + F


 

 

Om Lotus Notes:

 

 

Q: Kommer jag åt informationen i Lotus Notes även efter att vi bytt till Outlook?

A: Ja, både via den vanliga Lotus Notes-klienten och även via webben (www.swetourism.se/exchange)

 

 

Q: Hur flyttar jag över mina mail till det nya mailsystemet?

A: Tanken är att din gamla mailbox i Lotus Notes ska fungera som ett arkiv och att du alltså inte ska flytta över några mail. Den nya mailboxen har en storleksbegränsning på 500MB.

 

 

Q: Jag har haft specialregler i min mailbox, vissa mail hamnar i speciella foldrar och/eller så skickas automatiska svarsmeddelanden. Är detta överfört till Outlook?

A: Nej, och eftersom vi inte har någon förteckning över alla dess specialfall måste du skicka in begäran till helpdesken om vilka anpassningar du behöver!

 

Q: Jag får fortfarande in nya mail till min mailbox i Lotus Notes!

A: Det går fortfarande att skicka mail ifrån Lotus Notes, skickar man ett internt mail hamnar det i mottagarens gamla mailbox. Skickar man ett externt mail kommer det också fram, eventuella svar hamnar dock i din nya Outlook mailbox. Om du får interna mail som hamnar i din Lotus Notes brevlåda ber jag dig påpeka för avsändaren att sluta skicka med Lotus Notes och istället använda vårt nya system. Det kan bara orsaka förvirring om man inte vet vart mail hamnar!

 

 

Om Helpdesken:

 

 

Q: Hur skapar jag ett ärende i Helpdeskdatabasen och vart hittar jag den?

A: På supportsidorna (www.visitsweden.com/support) hittar du både en länk till Helpdesken och en instruktion "Introduktion till Helpdesk applikationen"

 

 

 

Om Outlook klienten:

 

Q: Kan man ställa in så att bifogade worddokument visas i Normal View och inte i preview läget?

A: Ja, öppna Word, välj "Tools, Options...", klicka bort alternativet "Allow starting in Reading Layout"

Q: När jag trycker på Send/Receive knappen i Outlook får jag felmeddelande: (0x8004010F)

A1: Du behöver inte trycka på denna knapp, synkronisering sker kontinuerligt

A2: Detta felmeddelande är kopplat till det Synkroniseringsfel som finns beskrivet i instruktionen "Att börja använda Outlook 2003" (sid. 3)

 

 

Q: Hur får jag över alla mina kontakter från min privata adressbok i Lotus Notes?

A: Antingen genom att manuellt skriva in uppgifterna själv eller, om du har en större mängd adresser, be om hjälp av IT-avdelningen genom att skapa ett ärende i Helpdesk databasen.

 

 

Q: Jag har ett extremt akut problem, det är något med Outlook som inte fungerar eller som jag inte förstår hur man gör och det är superbrådis.. Kan jag ringa Peter direkt?

A: Du får gärna ringa/maila/SMS:a/faxa/skypa men registrera ditt problem FÖRST i helpdesken. Det tar ca 2 minuter (lite längre om du inte skapat ett användarkonto innan) och du kan göra det medans du försöker få kontakt med mig.

 

 

Q: Jag verkar inte få in några mail i min inkorg!

A: Ibland hamnar Outlook i ett "Offline" läge trots att du är uppkopplad mot nätverket/internet.

Står det "Offline" längst net i högra hörnet i Outlook fönstret så måste du klicka där och sedan välja bort "Work Offline"

För att allt ska fungera ska det stå "Connected"

 

 

Q: Jag kommer inte åt våra gemensamma adressböcker!

A: Läs instruktionen på supportsidorna som heter "Lägga till gemensamma adressböcker i outlook" (www.visitsweden.com/support)

 

 

Q: Jag har följt instruktionen men det fungerar inte! Det går inte att följa punkt 5!

A: Läs sida två i instruktionen. Jag var tvungen att börja installera Outlook-klienterna innan vi fått ordning på de gemensamma adressböckerna så många (framförallt i Stockholm) måste tyvärr göra denna anpassning innan ni kan lägga till adressböckerna.

 

 

Q: Det är inte punkt 5 jag har problem med, jag ser några adressböcker men inte den jag behöver!

A: Då är det troligen ett rättighetsproblem, anmäl ditt ärende till Helpdesken.

 

 

 

Om webmailen:

 

 

Q: Vart hittar jag webmailen?

A: www.visitsweden.com/exchange

 

 

Q: Hur loggar jag in?

A: Med din e-mail adress: fornamn.efternamn@visitsweden.com och det lösenord du ska ha fått av IT-avd. (samma som till vanliga Outlook klienten)

 

 

Q: Vart hittar jag dom gemensamma adressböckerna?

A: Du får klicka på knappen "Gemensamma Mappar"

 

 

Q: Jag får inte upp dom gemensamma adressböckerna när jag skriver nya mail i Webmailen!

A: Tyvärr fungerar det inte som i riktiga klienten, du får istället gå in på "Gemensamma mappar" och leta upp de adresser du vill ha och "Kopiera/Klistra in"

 

 

 

Om Kalendern och kalenderbokningar:

 

 

Q: Har möten och andra kalenderbokningar förts över till det nya systemet?

A: Nej, ni måste själva lägga upp nya kalenderbokningar i det nya systemet.

 

 

Q: Hur använder man kalendern?

A: Det kommer att komma upp en ny instruktion på supportsidorna så snart som möjligt. En första version bör finnas att tillgå på måndag morgon. [Försenad, kommer upp så snart som den är färdigställd!]

 

 

 

Sedan vill jag bara avsluta med att citera The Hitchhiker's Guide to the Galaxy:

 

 

Don't Panic!